La ley comercial establece tres mecanismos principales para iniciar la liquidación de una compañía. De estos el más utilizado es el contemplado por el capítulo décimo del título segundo del Código de Comercio que fija diez (10) pasos que deben seguirse para terminar una empresa, conforme a la ley.
Los procedimientos para liquidar una compañía están consagrados en el Código de Comercio y en las leyes 1429 y 1116 de 2006
1. El primer paso es hacer una junta con todos los socios de la empresa, para que comenten cuáles son los mecanismos ideales que deben utilizarse en este proceso de liquidación. En esas reuniones deberá realizarse un informe sobre el desarrollo empresarial, un balance general y un inventario detallado.
2. El siguiente paso es designar a un liquidador que se encargue de realizar los balances pertinentes para determinar las obligaciones de la sociedad. La junta de socios también deberá nombrar a un suplente. Ambos nombramientos deben inscribirse en el registro mercantil.
La Ley contempla una salvedad frente al paso anterior, en la medida en que las sociedades por cuotas o partes de interés pueden ser liquidadas sin la necesidad de un liquidador.
3. En el tercer paso, tan pronto como se designe el liquidador, deberá realizarse un informe a los acreedores de la compañía, informando que la empresa entró en proceso de liquidación. Este informe deberá presentarse en un periódico de amplia circulación.
4. Cuarto, después de que se presente el inventario, este debe ser aprobado por la Superintendencia de Sociedades (en caso de las sociedades que se conforman por acciones).
5. Quinto, este inventario debe ser autorizado por un contador. Si alguno de los socios o los acreedores tienen objeciones frente al inventario deberán radicarlas ante la Superintendencia de Sociedades.
6. Sexto. Cuando el balance sea aprobado, se deberán realizar los pagos a todos los acreedores que tenga la sociedad, conforme lo señala la Ley Comercial.
Según la norma, las primeras obligaciones por las que debe responder una sociedad son las de tipo laboral, seguidas de las deudas tributarias que se tengan con la Dian. Los últimos en cobrar son aquellos deudores que no pertenezcan a ninguna de estas categorías, ellos serán los últimos en recibir el pago y si los activos no alcanzan, podrían quedarse sin el pago.
7. El septimo paso es distribuir los remanentes entre socios o accionistas. Este proceso debe ser realizado por el liquidador de la compañía.
8. Octavo, con los pasivos externos al día y la distribución de remanentes (si es que quedan), el liquidador de la sociedad deberá elaborar el proyecto de liquidación societario, que deberá ser aprobado por la última junta de los socios.
9. Noveno, en firme este documento, se radicará en la Cámara de Comercio.
10. Decimo. Finalmente, deberá hacerse la cancelación del RUT ante la Dian. Si esto se olvida, la empresa seguirá generando tributos que podrían llegar a pagar los socios de la compañía.
El artículo 847 del Estatuto Tributario establece que los liquidadores deben informar a la administración de impuestos (Dian) sobre el inicio del proceso de liquidación para que ésta indique si la entidad tiene deudas pendientes por concepto de impuestos.
En muchas oportunidades la Dian informa de algunas deudas o inconsistencias existentes, lo que permite que se corrijan las inconsistencias que se presenten antes de solicitar la cancelación del registro tributario. A pesar de lo anterior y en contra del sentido común y del principio de eficiencia, cuando la entidad en liquidación solicita la cancelación del RUT, la Dian procede a negar, en la mayoría de los casos, estas solicitudes.
El motivo de estos rechazos se debe, en muchos de los casos, al hallazgo por parte de la Dian de nuevas inconsistencias u obligaciones pendientes por parte del contribuyente que solicita la cancelación de su registro tributario.
Usualmente estas nuevas inconsistencias no fueron informadas en su momento por la Dian, en la comunicación que se deriva de la notificación a la que hace referencia el artículo 847 del Estatuto Tributario.
Los problemas no terminan allí, una vez el contribuyente soluciona las inconsistencias que indica la administración de impuestos, bien sea en la comunicación relacionada con el artículo 847 del Estatuto Tributario o en la resolución que niega la cancelación del registro, la Dian está volviendo a negar las solicitudes por cuanto encuentra nuevas inconsistencias las cuales tampoco habían sido reportadas con anterioridad
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