Teniendo en cuenta la declaración de emergencia sanitaria en el país por el COVID-19, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 434 del 19 de marzo del 2020, mediante el cual se establecen plazos especiales para las reuniones ordinarias del máximo órgano social para este año, de modo que ahora podrán realizarse, a más tardar, dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria.
Por lo anterior, la Superintendencia de Sociedades expidió la Circular No 100-000004 de 24 de marzo de 2020, dirigida a sus supervisados, en la que se refiere al alcance del Decreto y las instrucciones dadas en días pasados mediante la Circular Externa 100-00002 del 17 de marzo pasado.
«El Gobierno Nacional, consciente de los efectos que la emergencia sanitaria tiene en el desarrollo de la actividad empresarial, ha expedido este Decreto, con el fin de darles más tiempo a las sociedades para que puedan realizar sus reuniones ordinarias sin contratiempos y cumpliendo con la Ley y las restricciones de movilidad vigentes», señaló Juan Pablo Liévano, Superintendente de Sociedades.
De acuerdo a lo establecido en el Decreto, el plazo para organizar las reuniones del máximo órgano social en el que se estudiarán los asuntos propios del ejercicio que terminó el 31 de diciembre de 2019, se amplía y queda sujeto al levantamiento de la declaratoria de emergencia sanitaria realizada por el Ministerio de Salud y Protección Social.
En ese sentido, se pueden presentar las siguientes posibilidades:
Convocatoria pendiente: Las sociedades supervisadas que no hayan convocado la reunión ordinaria del máximo órgano social, podrán optar por acogerse al nuevo plazo previsto en el Decreto 434 de 2020 para realizar la reunión ordinaria del ejercicio 2019.
Convocatoria realizada pero devenida imposible: Las sociedades supervisadas que en los términos de la Circular Externa 100-00002 de 2020, no hayan podido o no puedan reunirse por haberse presentado una imposibilidad para hacerlo, deberán realizar la nueva convocatoria acogiéndose a lo previsto por el Decreto 434 de 2020.
Convocatoria realizada pero en la que se pretende hacer uso del plazo señalado en el Decreto 434 de 2020: Las sociedades que hayan realizado una convocatoria para la reunión ordinaria podrán en todo caso decidir aplazar la fecha de la reunión ordinaria y realizarla acogiéndose a lo previsto en el art. 5 del Decreto 434 de 2020. En ese sentido, deberán enviar una comunicación a los socios informando que la reunión se va a aplazar y se han acogido al nuevo plazo, haciéndolo por el mismo medio que utilizaron para la convocatoria.
Para los casos en los cuales los supervisados se hayan acogido a lo previsto en el Decreto 434 de 2020, se deberá convocar a la reunión una vez superada la situación de emergencia sanitaria y permitir el ejercicio del derecho de inspección correspondiente.
Finalmente, si ha transcurrido un mes, contado a partir del levantamiento de la emergencia sanitaria, sin que se haya convocado a la reunión ordinaria, el máximo órgano social podrá reunirse por derecho propio el primer día hábil siguiente al vencimiento de dicho plazo.
Con las reglas que facilitan el desarrollo de reuniones no presenciales o mixtas y el nuevo plazo para adelantar las reuniones ordinarias, además de facilitar el cumplimiento de las medidas de aislamiento preventivo obligatorio establecidas en el Decreto 457 de 2020, se dan alternativas para el funcionamiento de las sociedades comerciales y las personas jurídicas en general.
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