1. Información contenida en estados financieros no es objeto de reserva: Supersociedades
El acceso a cierta información que puede estar contenida en los estados financieros y, por lo tanto, es de público conocimiento no puede negarse con el argumento de que los libros y papeles del comerciante son objeto de reserva en los términos del artículo 61 del Código de Comercio, indicó la Superintendencia de Sociedades.
Según la entidad, los artículos 34 y 41 de la Ley 222 de 1995 hicieron extensiva a todas las sociedades la obligación de publicar los estados financieros e introdujeron el mecanismo de depósito, con el fin de permitir el acceso a dicha información, sin restricciones. Por lo tanto, estos documentos no están amparados por ninguna reserva y pueden ser divulgados.
No obstante, algunos anexos de la información financiera no pueden ser examinados ni se pueden expedir copias, ya que contienen datos discriminados de las cuentas y de los registros sobre los movimientos económicos del comerciante, que la sociedad no está obligada a revelar.
(Superintendencia de Sociedades, Concepto 220-139363, oct. 9/13)
2. Solicitud de datos personales para hacer seguimiento a atención al usuario no requiere autorización
Las entidades públicas pueden recolectar, almacenar, usar, hacer circular o suprimir datos personales sin autorización del titular, siempre que la solicitud de información esté relacionada con una clara y específica competencia funcional de la entidad o con una orden judicial, y garantice la protección de los derechos de hábeas data.
En todo caso, dichas entidades deben implementar medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, advirtió la Superintendencia de Industria y Comercio.
Según la entidad, una persona natural o jurídica, pública o privada, es responsable del tratamiento de los datos personales, cuando decide sobre la base de datos en la que se encuentran o sobre su tratamiento.
De esta manera, la Superintendencia respondió a una solicitud del Ministerio de Salud relacionada con la contratación de una empresa para la atención de mesas de ayuda, que, entre sus funciones, le pregunta al usuario sus nombres, apellidos, documento de identidad, ciudad, dirección y teléfono, con el fin de hacer seguimiento al número de llamadas atendidas y consolidar una base de datos.
En una decisión similar, la entidad determinó que el aviso de privacidad, cuyo fin es que el responsable le informe al titular de los datos personales las políticas de tratamiento de la información, debe conservarse.
(Superintendencia de Industria y Comercio, Concepto. 13269399, dic. 27/13)
3. Fijan procedimiento para inscribir libros de comercio en medios electrónicos
Según la Circular Externa 01 del 2014, es necesario que dichas entidades habiliten tal servicio en sus plataformas electrónicas o sistemas de información y garanticen su disponibilidad y fácil accesopara posterior consulta, bajo las condiciones señaladas en el Decreto 805 del 2013.
Una vez recibida la solicitud de inscripción por parte del interesado, la cámara correspondiente deberá efectuarla por cada uno de los libros registrables y devolver el archivo electrónico a la dirección reportada, lo cual deberá constar a través de cualquier medio tecnológico disponible.
Adicionalmente, las cámaras deberán establecer controles que impidan el registro simultáneo de un mismo libro, de forma electrónica o física, con el fin de evitar su duplicidad.
En todo caso, las destinatarias de la norma cuentan con un plazo de cuatro meses, para realizar la implementación de este servicio, indicó la Superindustria.
(Superintendencia de Industria y Comercio, Circular 01, ene. 17/14)
4. Poder general no delega la representación legal de la sociedad al mandatario
Las funciones del apoderado general se determinan discrecionalmente en los términos del contrato de mandato, en el que interviene la voluntad de las partes y una de ellas se obliga a ejecutar uno o más actos de comercio (mandatario), bajo las instrucciones del mandante y a su nombre, en virtud de lo previsto en el artículo 2142 del Código Civil, en concordancia con los artículos 832 y 1262 del Código de Comercio.
El representante legal, por su parte, puede celebrar y ejecutar todos los actos y contratos comprendidos en el objeto social o que se relacionen directamente con la existencia y el funcionamiento de la sociedad, pues es la persona que ejerce la representación de la persona jurídica, lo cual implica, entre otras cosas, que sea fundamental, inseparable e indelegable.
Así mismo, para probar la representación de una sociedad, basta con la certificación expedida por la respectiva cámara de comercio, con indicación del nombre del representante, de las facultades conferidas y las limitaciones acordadas en el contrato social, señaló la entidad.
(Supersociedades, Concepto 220-143226, 17/10/2013)
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